O preço de alugar uma impressora para empresa depende de três variáveis: o tipo de equipamento, o que está incluso no contrato e o volume mensal de páginas. Ignorar qualquer uma delas significa comparar propostas incomparáveis.
Este guia apresenta faixas reais de mercado para 2026, explica o que entra e o que fica de fora em cada modelo de contrato e mostra como calcular se a locação compensa para o seu volume.
O que está incluso no aluguel de impressora para empresa
Antes de comparar preços, é fundamental saber o que cada proposta inclui. No mercado, existem dois formatos principais:
Locação simples (só o equipamento)
Você paga pelo uso do equipamento. Toner, manutenção e assistência técnica são responsabilidade sua. É o modelo mais barato na mensalidade, mas o custo total é imprevisível.
Outsourcing completo (tudo incluso)
Você paga uma mensalidade ou um valor por página impressa que cobre equipamento, toner, manutenção preventiva, manutenção corretiva, suporte técnico e relatórios de uso. É o modelo mais caro na mensalidade, mas o custo total é previsível.
A maioria das propostas sérias no mercado corporativo trabalha com o segundo modelo, porque é onde o fornecedor consegue controlar a qualidade e reduzir chamados avulsos.
Faixas de preço para locação de impressoras em 2026
Os valores abaixo são faixas praticadas no mercado nacional em 2026. O preço final varia conforme a cidade, o fornecedor e o que está incluso no contrato.
Impressora laser monocromática (P&B)
Perfil: escritórios, clínicas, lojas. Volume médio, impressão de texto e documentos.
| Volume mensal | Mensalidade (equip. + toner + manut.) | Custo por página acima da franquia |
|---|---|---|
| Até 500 páginas | R$ 150 – R$ 250 | R$ 0,10 – R$ 0,15 |
| 500 a 2.000 páginas | R$ 250 – R$ 450 | R$ 0,07 – R$ 0,12 |
| 2.000 a 5.000 páginas | R$ 450 – R$ 800 | R$ 0,05 – R$ 0,08 |
| Acima de 5.000 páginas | Negociado | R$ 0,03 – R$ 0,06 |
Impressora multifuncional laser (P&B com scanner e cópia)
Perfil: escritórios que precisam digitalizar, fazer cópias e imprimir em um único equipamento.
| Volume mensal | Mensalidade (tudo incluso) |
|---|---|
| Até 1.000 páginas | R$ 350 – R$ 550 |
| 1.000 a 3.000 páginas | R$ 550 – R$ 900 |
| 3.000 a 8.000 páginas | R$ 900 – R$ 1.500 |
Impressora multifuncional colorida
Perfil: agências, escritórios que apresentam propostas coloridas, empresas com comunicação visual interna.
| Volume mensal | Mensalidade (tudo incluso) |
|---|---|
| Até 500 páginas color | R$ 600 – R$ 900 |
| 500 a 2.000 páginas color | R$ 900 – R$ 1.800 |
| Acima de 2.000 páginas color | Negociado |
Referência: valores praticados no mercado de locação corporativa em Campinas e interior de São Paulo em 2026. O custo final depende de prazo de contrato, volume e fornecedor.
Como o custo por página funciona
Alguns contratos funcionam com franquia mensal: um número fixo de páginas está incluso na mensalidade. Acima desse limite, você paga um valor por página excedente.
Exemplo prático: contrato com franquia de 1.000 páginas mensais a R$ 380/mês, custo de R$ 0,10 por página excedente.
- Mês com 900 páginas: você paga R$ 380 (não usa a franquia toda, mas não tem crédito)
- Mês com 1.200 páginas: R$ 380 + (200 × R$ 0,10) = R$ 400
- Mês com 1.800 páginas: R$ 380 + (800 × R$ 0,10) = R$ 460
Por isso é importante estimar o volume médio real antes de fechar o contrato. Um volume subestimado vai gerar excedente caro todo mês.
Como calcular se a locação compensa para sua empresa
Faça a conta do custo total de posse do modelo atual:
- Depreciação do equipamento: divida o valor da impressora por 48 meses (vida útil média). Uma impressora de R$ 3.600 custa R$ 75/mês só em depreciação.
- Toner: anote o gasto médio mensal com suprimentos (toner, cilindro).
- Manutenção e assistência técnica: some as notas de serviço dos últimos 12 meses e divida por 12.
- Tempo do TI ou do responsável: estime quantas horas/mês são gastas com problemas de impressora e multiplique pelo custo/hora.
Some tudo. Esse é o custo real mensal do modelo atual. Compare com a proposta de locação.
Na maioria dos casos, empresas com mais de 1 impressora e volume acima de 500 páginas/mês descobrem que já estão pagando o equivalente a um contrato de outsourcing, só que de forma descoordenada e imprevisível.
O que está FORA do contrato (perguntar antes de assinar)
Todo contrato tem exclusões. As mais comuns:
- Papel: quase nunca está incluso. Você fornece o papel.
- Danos por mau uso: queda, entrada de líquido, papel incorreto (gramatura errada, papel fotográfico em impressora não compatível).
- Toner colorido separado: em contratos de multifuncional colorida, verifique se o toner colorido está incluso ou se só o P&B está coberto.
- Atendimento fora do horário comercial: urgência fora do horário pode ter custo adicional.
Peça sempre uma lista de exclusões por escrito.
Fidelidade e multa rescisória
A maioria dos contratos de locação tem fidelidade de 12 a 24 meses. A multa de rescisão antecipada costuma ser proporcional ao tempo restante do contrato.
Antes de assinar, responda:
- A empresa está em expansão ou pode mudar de endereço? (Isso afeta o contrato.)
- O fornecedor tem cláusula de atualização de equipamento durante o contrato?
- O que acontece se o volume crescer muito e o equipamento atual não comportar?
Locação de impressoras em Campinas: o que considerar no fornecedor local
Para empresas em Campinas, contratar um fornecedor local tem vantagem clara de atendimento: técnico na região, estoque de toner disponível, sem aguardar envio de outra cidade.
A Inprimo oferece locação de impressoras para empresas em Campinas com suprimentos originais em estoque local, entrega via motoboy e nota fiscal CNPJ.
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Perguntas frequentes sobre locação de impressoras para empresas
O papel está incluso na locação?
Na grande maioria dos contratos, não. O papel é fornecido pela empresa contratante. O contrato cobre o equipamento, toner e manutenção.
Posso trocar de equipamento durante o contrato se o volume crescer?
Depende do contrato. Contratos bem estruturados têm cláusula de adequação de equipamento. Verifique isso antes de assinar.
Qual é o prazo mínimo de fidelidade?
O prazo mais comum no mercado é 12 a 24 meses. Contratos com prazo menor costumam ter mensalidade mais alta para compensar o risco do fornecedor.
A locação tem nota fiscal?
Sim. Qualquer fornecedor sério emite nota fiscal de serviço. Exija nota e CNPJ do fornecedor. O gasto é dedutível como despesa operacional.
O que acontece se a impressora quebrar durante o contrato?
Em contratos com manutenção corretiva inclusa, o fornecedor é responsável pelo conserto. Se o equipamento tiver defeito irreparável, o contrato deve prever substituição por equipamento equivalente.
Conclusão
O custo de alugar uma impressora para empresa varia de R$ 150 a R$ 1.800/mês dependendo do tipo de equipamento e do volume. A conta certa não é comparar só a mensalidade: é somar o custo real do modelo atual (depreciação + toner + manutenção + tempo) e comparar com a proposta de locação tudo incluso.
Para volumes acima de 500 páginas/mês, a locação com outsourcing quase sempre entrega mais previsibilidade de custo com menos trabalho operacional.
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