Reduzir o custo de impressão na empresa é uma das economias mais fáceis de conquistar e
uma das mais ignoradas. A maioria das empresas não sabe quanto gasta para imprimir, e é
justamente por isso que gasta demais. Com controle de volume, cálculo do custo por página
e, principalmente, o modelo certo de contratação, dá para reduzir o custo de impressão em
até 30%, segundo dados da IDC. Este guia mostra o passo a passo para chegar lá.
Por que a empresa gasta mais do que imagina com impressão
O custo de impressão é traiçoeiro porque vem fragmentado e diluído. Ninguém olha o total.
Ele aparece em:
- Compra avulsa de toner, sempre que acaba
- Conserto emergencial quando a máquina para
- Papel desperdiçado em impressões desnecessárias
- Equipamento que envelhece e precisa ser substituído
- Tempo de TI gasto cuidando de impressora
Como esses gastos chegam separados e em momentos diferentes, a empresa nunca enxerga o
custo real da impressão. O primeiro passo para reduzir é justamente medir.
Passo 1: descubra quanto você realmente gasta
Não dá para cortar o que não se mede. Levante, dos últimos 12 meses:
- Gasto total com toner e suprimentos
- Gasto com manutenção e consertos
- Gasto com papel
- Custo dos equipamentos (compra ou depreciação)
Some tudo e divida pelo número de páginas impressas no período. Esse é o seu custo por
página real, o número que vai guiar toda a redução.
Passo 2: calcule e acompanhe o custo por página
O custo por página é a métrica mais importante da gestão de impressão. Ele transforma um
gasto abstrato em um número que você compara e controla.
Com o custo por página na mão, você consegue:
- Comparar propostas de fornecedores de forma justa
- Identificar equipamentos que imprimem caro demais
- Avaliar se o toner que você usa compensa
Um toner original de R$ 150 que rende 3.000 páginas custa R$ 0,05 por página. Um compatível
de qualidade de R$ 70 com o mesmo rendimento custa R$ 0,023. Só de revisar o suprimento, a
economia por página pode passar de 50%.
Passo 3: controle o volume com bilhetagem
Boa parte do custo de impressão vem de impressão desnecessária. A bilhetagem é um software
que registra todas as impressões e mostra quem imprimiu o quê.
Com bilhetagem, a empresa consegue:
- Identificar onde o volume se concentra
- Definir cotas de impressão por setor ou funcionário
- Inibir impressão pessoal e desperdício
- Migrar o que for possível para o digital
Só de tornar o consumo visível, o desperdício costuma cair. Ninguém imprime à toa quando
sabe que o consumo é monitorado.
Passo 4: avalie o modelo de contratação
Aqui está a maior alavanca de economia. Comprar impressoras e cuidar de tudo internamente
quase sempre sai mais caro do que terceirizar.
No outsourcing de impressão, você paga uma mensalidade ou um valor por página que já
inclui equipamento, suprimentos e manutenção. O fornecedor, por ter poder de compra e
eficiência operacional, consegue um custo por página menor do que a empresa conseguiria
sozinha.
Segundo a IDC, empresas que adotam outsourcing de impressão reduzem até 30% dos custos
totais de impressão. A economia vem de três frentes:
- Fim dos gastos imprevisíveis com suprimento e conserto
- Equipamento sempre adequado ao volume, sem ociosidade nem sobrecarga
- Eliminação do custo de TI dedicado à impressão
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Passo 5: elimine desperdícios rápidos
Além das mudanças estruturais, há ajustes simples que reduzem custo de imediato:
- Impressão em frente e verso (dúplex) como padrão, o que reduz consumo de papel pela
metade - Modo rascunho para documentos internos, economizando toner
- Preto e branco como padrão, deixando a cor só para o necessário
- Revisar antes de imprimir, evitando reimpressões por erro
- Digitalizar e arquivar em vez de imprimir o que não precisa de papel
Isoladamente parecem pequenos, mas somados ao longo do ano representam uma economia real.
Passo 6: mantenha os equipamentos em dia
Impressora mal mantida gasta mais: consome mais toner, atola mais, quebra mais e força
reimpressões. A manutenção preventiva, além de evitar paradas, mantém o equipamento
eficiente, o que segura o custo por página.
Quanto dá para economizar no total
Combinando as frentes, a economia se acumula:
| Ação | Economia potencial |
|---|---|
| Revisar suprimentos (custo por página) | até 50% no item toner |
| Controle de volume com bilhetagem | redução do desperdício |
| Migração para outsourcing | até 30% do custo total (IDC) |
| Dúplex e modo rascunho | redução no papel e toner |
Empresas que tratam impressão como um processo gerenciado, e não como um gasto solto,
costumam ser surpreendidas pelo tamanho da economia.
Perguntas frequentes
Quanto uma empresa pode economizar com outsourcing de impressão?
Segundo dados da IDC, empresas que adotam outsourcing de impressão reduzem até 30% dos
custos totais de impressão, eliminando gastos imprevisíveis com suprimentos, manutenção e
substituição de equipamentos.
Como calcular o custo por página de impressão?
Some todos os gastos com impressão (suprimentos, manutenção, papel e equipamento) em um
período e divida pelo número de páginas impressas no mesmo período. Esse valor é o seu custo
por página real.
Bilhetagem de impressão vale a pena?
Sim. A bilhetagem torna visível quem imprime o quê, o que permite definir cotas, inibir
desperdício e migrar parte do volume para o digital. Só de monitorar, o consumo
desnecessário costuma cair.
Trocar de toner ajuda a reduzir custo?
Sim, desde que mantida a qualidade. Migrar de um original caro para um compatível de
qualidade e procedência confiável pode reduzir o custo por página em mais de 50%, com o
mesmo resultado nos documentos do dia a dia.
A Inprimo ajuda a reduzir o custo de impressão da empresa?
Sim. A Inprimo oferece outsourcing de impressão, suprimentos e manutenção em Campinas, com
foco em reduzir o custo por página e dar previsibilidade ao orçamento da sua empresa.
Conclusão
Reduzir o custo de impressão na empresa não depende de um corte heroico, e sim de gestão:
medir o gasto real, acompanhar o custo por página, controlar o volume, escolher o modelo de
contratação certo e cortar desperdícios. Com essas frentes, a meta de reduzir até 30% do
custo total de impressão é perfeitamente alcançável.
A Inprimo ajuda empresas de Campinas a colocar a impressão sob controle, com outsourcing,
suprimentos e manutenção pensados para reduzir custo e eliminar surpresa no orçamento.
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