A decisão de comprar ou locar impressora para empresa parece simples, mas a maioria das análises erra porque compara o preço da impressora com a mensalidade da locação, ignorando o custo total de operação nos dois modelos.
Este artigo faz a análise completa com simulações reais em 3 anos para três perfis de empresa, mostrando quando comprar faz mais sentido e quando locar é objetivamente melhor.
O que entra no custo total de cada modelo
Modelo de compra (equipamento próprio)
O custo total de propriedade inclui:
- Aquisição do equipamento (capex)
- Toner e suprimentos (recorrente)
- Manutenção e assistência técnica (variável)
- Substituição de peças de desgaste (tambor, fusor, rolos)
- Tempo de TI ou responsável interno (custo de oportunidade)
- Eventual troca de equipamento antes do fim da vida útil
Modelo de locação com outsourcing (tudo incluso)
O custo total inclui:
- Mensalidade (equipamento + toner + manutenção)
- Custo de excedente (páginas acima da franquia)
- Papel (em ambos os modelos, papel é por conta da empresa)
Simulação 1: empresa pequena (500 páginas/mês)
Escritório de 5 pessoas, 500 páginas/mês, P&B.
Compra
| Item | Custo | Período |
|---|---|---|
| Impressora Brother HL-L5200DW | R$ 2.400 | Único (mês 1) |
| Toner original (12.000 pág./R$ 290) | R$ 12,08/mês | Mensal |
| Papel (resma R$ 22, 500 folhas) | R$ 22,00/mês | Mensal |
| Manutenção (R$ 200/ano estimado) | R$ 16,67/mês | Mensal |
Total 36 meses: R$ 2.400 + (R$ 50,75 × 36) = R$ 4.227
Locação com outsourcing
Mensalidade típica para esse perfil: R$ 190/mês (equipamento + toner + manutenção incluso).
Papel (mesma conta): R$ 22/mês.
Total 36 meses: (R$ 212 × 36) = R$ 7.632
Para volume baixo (500 páginas/mês), comprar é significativamente mais barato no total em 3 anos. A locação só compensa se o tempo do responsável pelo equipamento, as urgências de toner e a imprevisibilidade de custo tiverem valor real para o gestor.
Simulação 2: empresa média (2.500 páginas/mês)
Escritório de 20 pessoas, 2.500 páginas/mês, P&B com algum colorido.
Compra
| Item | Custo | Período |
|---|---|---|
| Impressora Kyocera ECOSYS M3655idn | R$ 7.500 | Único |
| Toner original Kyocera (15.000 pág./R$ 320) | R$ 53,33/mês | Mensal |
| Papel | R$ 110/mês (2.500 folhas a R$ 22/500) | Mensal |
| Manutenção (R$ 600/ano) | R$ 50/mês | Mensal |
| Tambor (100k pág./R$ 280) | R$ 2,80/mês | Mensal |
Total 36 meses: R$ 7.500 + (R$ 216,13 × 36) = R$ 15.281
Locação com outsourcing
Mensalidade típica para esse perfil: R$ 520/mês (equipamento + toner + manutenção incluso).
Papel: R$ 110/mês.
Total 36 meses: (R$ 630 × 36) = R$ 22.680
Comprar ainda sai mais barato no total. Porém, a locação elimina o capex inicial de R$ 7.500, o que muda o fluxo de caixa nos primeiros 18 meses.
Simulação 3: empresa de alto volume (8.000 páginas/mês)
Empresa de 50+ funcionários, 8.000 páginas/mês.
Compra
| Item | Custo | Período |
|---|---|---|
| Impressora Kyocera TASKalfa 3212i | R$ 18.000 | Único |
| Toner (25.000 pág./R$ 320) | R$ 102,40/mês | Mensal |
| Papel | R$ 352/mês | Mensal |
| Manutenção (R$ 2.400/ano) | R$ 200/mês | Mensal |
| Peças de desgaste estimadas | R$ 80/mês | Mensal |
| Eventual back-up em caso de parada | — | Variável |
Total 36 meses: R$ 18.000 + (R$ 734,40 × 36) = R$ 44.438
Locação com outsourcing
Mensalidade típica para esse perfil: R$ 900/mês (tudo incluso).
Papel: R$ 352/mês.
Total 36 meses: (R$ 1.252 × 36) = R$ 45.072
Os dois modelos ficam próximos no custo total. A locação elimina o capex de R$ 18.000 e inclui SLA de atendimento, back-up de equipamento e zero surpresa operacional. Para a maioria das empresas nesse volume, a locação é mais inteligente mesmo com custo similar.
Quando comprar faz mais sentido
- Volume mensal abaixo de 800 páginas
- Empresa com capital disponível e sem restrição de fluxo de caixa
- Ambiente de TI com equipe para fazer manutenção preventiva interna
- Volume previsível e estável, sem crescimento esperado
- Preferência por patrimônio (equipamento no ativo)
Quando locar faz mais sentido
- Volume mensal acima de 1.500 páginas
- Empresa sem capital disponível para capex ou com restrição de fluxo de caixa
- Sem equipe de TI dedicada para gerenciar o parque de impressoras
- Crescimento previsto no número de funcionários e no volume de impressão
- Necessidade de SLA de atendimento garantido em contrato
- Importância de custo previsível sem surpresas operacionais
O fator que a maioria ignora: o tempo do gestor ou TI
Nenhuma das simulações acima captura o custo do tempo gasto gerenciando o equipamento próprio: pedindo orçamento de conserto, esperando técnico, comprando toner de emergência, reiniciando drivers, resolvendo problemas de rede com a impressora.
Para empresas onde o gestor ou o TI poderia estar fazendo algo mais estratégico, esse custo de oportunidade inclina a balança para a locação, mesmo quando o custo financeiro puro é similar.
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Perguntas frequentes sobre compra vs locação de impressoras
Vale a pena comprar impressora para empresa pequena?
Para volumes abaixo de 800 páginas/mês, comprar a impressora e manter o toner estocado costuma ser mais econômico no total em 3 anos. A locação ganha em conveniência, não em custo bruto.
Locação de impressora tem impacto no balanço da empresa?
A locação é despesa operacional (opex), não ativo imobilizado. Isso significa que não aparece como ativo no balanço e é dedutível como despesa no ano corrente. Para empresas com restrições de capital ou que preferem balanço mais limpo, essa é uma vantagem.
O que acontece com a impressora própria quando precisa de manutenção cara?
Se o custo do conserto superar 50% do valor de um equipamento equivalente novo, a análise muda: você pode estar jogando dinheiro em um equipamento depreciado. Esse é um dos pontos onde a locação elimina o risco: o fornecedor assume a responsabilidade pelo equipamento.
Qual o prazo de fidelidade mínimo em contratos de locação?
O padrão do mercado é 12 a 24 meses. Contratos mais curtos geralmente têm mensalidade maior.
Posso comprar a impressora no final do contrato de locação?
Alguns fornecedores oferecem essa opção, mas não é padrão. Na maioria dos contratos, o equipamento é devolvido ao fim do contrato.
Conclusão
A decisão de comprar ou locar impressora para empresa não tem uma resposta única. O custo total favorece a compra em volumes baixos; em volumes médios a altos, os dois modelos ficam próximos no total, mas a locação elimina capex, imprevisibilidade operacional e custo de gestão interna.
Para a maioria das empresas acima de 1.500 páginas/mês em Campinas, locar com outsourcing incluso é o modelo mais inteligente na equação completa.
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