Saber o custo por página de impressão da sua empresa parece simples, mas a maioria das empresas que fazem essa conta de cabeça subestimam o valor real. Toner, papel, manutenção e depreciação do equipamento precisam entrar na fórmula. Quando só o toner é considerado, o custo real chega a ser 40% a 70% maior.
Este guia ensina a calcular corretamente, mostra benchmarks do mercado e ajuda a identificar onde a empresa está gastando mais do que deveria.
Por que o custo por página importa
Custo por página é a métrica central para comparar modelos de impressora, avaliar se vale a pena trocar de equipamento, fechar contrato de outsourcing com base objetiva e identificar setores que imprimem acima do necessário.
Sem essa métrica, decisões sobre impressão são tomadas no achismo. Com ela, você tem argumento concreto para negociar com fornecedor, justificar troca de equipamento ou implementar política de impressão consciente.
As 4 variáveis do cálculo
Variável 1: Custo do toner por página (CPT)
Fórmula: Preço do toner ÷ Rendimento declarado pelo fabricante
Exemplo: toner que custa R$ 180 com rendimento declarado de 3.000 páginas:
CPT = R$ 180 ÷ 3.000 = R$ 0,06 por página
O rendimento declarado é calculado com 5% de cobertura por página (norma ISO/IEC 19752 para P&B e ISO/IEC 19798 para colorido). Na prática, documentos com mais texto ou gráficos têm cobertura maior, o que reduz o rendimento real. Use 70% do rendimento declarado como estimativa conservadora para documentos corporativos comuns.
Ajuste: CPT real ≈ R$ 180 ÷ (3.000 × 0,70) = R$ 0,086 por página
Variável 2: Custo do papel por página (CPP)
Fórmula: Preço da resma ÷ Número de folhas
Resma de 500 folhas A4 75g comum: R$ 25
CPP = R$ 25 ÷ 500 = R$ 0,05 por página
Para impressão frente e verso (duplex), o CPP por impressão é o mesmo, mas o custo por par de páginas impressas fica R$ 0,05 (mesma folha, dois lados).
Variável 3: Custo de manutenção por página (CPM)
Fórmula: Gasto anual com manutenção ÷ Volume anual de páginas
Exemplo: empresa gastou R$ 600 em manutenção no último ano e imprimiu 24.000 páginas:
CPM = R$ 600 ÷ 24.000 = R$ 0,025 por página
Se a empresa não tem histórico de manutenção, use R$ 150 a R$ 300 por ano como referência para uma impressora laser de uso moderado.
Variável 4: Depreciação do equipamento por página (CPE)
Fórmula: Valor do equipamento ÷ Vida útil esperada em páginas
Equipamento comprado por R$ 2.400, vida útil estimada em 200.000 páginas:
CPE = R$ 2.400 ÷ 200.000 = R$ 0,012 por página
A vida útil em páginas geralmente está no manual do fabricante. Para impressoras de uso corporativo leve a moderado, 150.000 a 300.000 páginas é uma faixa razoável.
A fórmula completa
Custo por página total = CPT + CPP + CPM + CPE
Usando os exemplos acima:
CPP total = R$ 0,086 + R$ 0,050 + R$ 0,025 + R$ 0,012 = R$ 0,173 por página
Esse é o custo real por página impressa, muito diferente dos R$ 0,06 que a maioria das empresas acha que está pagando ao pensar só no toner.
Benchmarks do mercado (2026)
| Tipo de impressão | Custo por página (referência mercado) |
|---|---|
| Laser P&B — impressora de entrada | R$ 0,12 – R$ 0,22 |
| Laser P&B — impressora corporativa | R$ 0,08 – R$ 0,15 |
| Laser colorido — impressora corporativa | R$ 0,30 – R$ 0,80 |
| Outsourcing de impressão P&B | R$ 0,05 – R$ 0,12 |
| Outsourcing de impressão colorido | R$ 0,25 – R$ 0,60 |
Referência: mercado corporativo em São Paulo e interior, 2026. Valores variam conforme volume, marca e região.
Se o custo calculado da sua empresa está acima do benchmark para o tipo de impressão, há oportunidade de redução.
Como usar o custo por página para tomar decisões
Para comparar modelos de impressora, calcule o custo por página de dois ou mais modelos usando as especificações do fabricante. O modelo mais barato na compra pode ter custo por página maior.
Para negociar contrato de outsourcing, use seu custo por página atual como base. Um contrato que entrega custo por página menor com manutenção e suprimento incluídos é objetivamente vantajoso.
Para identificar setores que imprimem demais, calcule o custo por departamento. Setores com custo por página muito acima da média podem estar imprimindo documentos desnecessários ou usando equipamento incompatível com o volume.
Para justificar troca de equipamento: se o custo por página atual é R$ 0,20 e um novo equipamento entregaria R$ 0,10, o ROI da troca pode ser calculado em meses com base no volume mensal.
Exemplo prático completo
Empresa com 30 funcionários em Campinas, 2 impressoras laser P&B, volume total de 3.000 páginas/mês.
Dados:
– Toner: R$ 150, rendimento 2.500 páginas (70% real = 1.750 páginas)
– Papel: R$ 22 a resma de 500 folhas
– Manutenção: R$ 400/ano nos 2 equipamentos
– Equipamentos: comprados há 3 anos por R$ 1.500 cada, vida útil 180.000 páginas
Cálculo:
– CPT: R$ 150 ÷ 1.750 = R$ 0,086
– CPP: R$ 22 ÷ 500 = R$ 0,044
– CPM: R$ 400 ÷ 36.000 (páginas anuais) = R$ 0,011
– CPE: R$ 3.000 total ÷ 360.000 páginas de vida útil = R$ 0,008
Custo por página total: R$ 0,149
Com 3.000 páginas/mês, o custo total mensal de impressão é R$ 447.
Uma proposta de outsourcing para esse volume a R$ 0,10 por página sairia R$ 300/mês, economia de R$ 147/mês ou R$ 1.764/ano, sem contar o tempo de TI economizado.
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Perguntas frequentes sobre custo por página de impressão
O rendimento declarado no fabricante é o rendimento real?
Não necessariamente. O rendimento é calculado com 5% de cobertura de página (norma ISO). Documentos com mais texto, tabelas ou imagens têm cobertura maior e consomem mais toner. Use 60% a 75% do rendimento declarado como estimativa conservadora para documentos corporativos.
O papel entra no custo por página?
Sim, e é uma variável frequentemente ignorada. Em volumes altos, o custo do papel representa 20% a 35% do custo total por página.
Como saber o volume mensal de páginas da minha empresa?
A maioria das impressoras laser mostra o contador de páginas no painel de configurações. Registre o contador no início e no final do mês. Para múltiplos equipamentos, some os contadores.
Toner compatível reduz o custo por página?
Reduz o custo do toner, mas pode aumentar o custo de manutenção. Toner compatível tem rendimento real menor que o declarado na embalagem, pode danificar o tambor mais rapidamente e, em alguns casos, invalida a garantia do equipamento. O custo por página líquido pode não compensar.
Outsourcing é mais barato que impressora própria?
Para volumes acima de 500 páginas/mês, na maioria dos casos sim, quando o cálculo inclui manutenção e depreciação. Para volumes baixos, impressora própria de entrada pode ser mais econômica.
Conclusão
O custo por página real de impressão inclui toner, papel, manutenção e depreciação do equipamento. Somar as quatro variáveis é o único jeito de comparar opções de forma objetiva: equipamentos diferentes, fornecedores distintos ou modelos de contrato.
Para empresas que querem reduzir o custo de impressão em Campinas, a Inprimo faz a análise do parque atual e apresenta alternativas com custo por página documentado.
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